作為科研工作者，無論願意與否，每天都要面對電子郵件。
它是一種高效靈活的交流方式，既可以向同事發送消息約見面，也可以發送修訂稿件，還可以協助之前素未謀面的科研人員開啟並進行合作。
然而電子郵件也經常會引起科研工作者們的抱怨，而且理由充分。
科研工作需要大量的時間和高度的專注力，沒完沒了的郵件很影響研究者的工作思路。尤其是很多人收到郵件之後，都會想第一時間回復，這就使其侵蝕了工作和生活的界限，並成為持續不斷的焦慮之源。
電子郵件的另一個缺點是，由於僅包含文本、圖片、文件等書面交流內容，因此可能無法傳達預期的語義及情感。
而我們面對面交流中常用的語音語調，面部表情肢體語言等則無法傳達，而這些都是我們表達感情的重要方法。當人們閱讀郵件時，傾向於通過得出負面結論來填補情感信息的缺失，例如，人們會傾向於假設其他人對我們感到不滿或沮喪。
比如，如果收到領到的電子郵件，上面寫着：「我們可以談談嗎」或「給我打電話」，大部分人都會感到深深的不安，覺得發件人對其有不滿的地方。郵件交流中感情傳遞的缺失，可能會給人們帶來壓力，並且導致誤會。
考慮到電子郵件這些缺陷，年輕的科研工作者應如何應對這個問題呢？
Science雜誌職業專欄專門就這個問題分享一些電子郵件的基本禮儀，並提供一些技巧，以便我們能更高效地利用郵件。
原題目：Letters to Yong Scientists: Ascientist’s guide to email etiquette
作者：JuneGruber, Leah H. Somerville, Jay J. Van Bavel
編譯：David Fan
審校：Mark博士
1.保持專業
Stay professional
與工作相關的郵件，應使用單位郵件地址收發，尤其是與不熟識的人溝通的時候。
在郵件最後附上官方簽名、頭銜以及工作單位等。
工作郵件中，要避免使用「嘿」「喲」「兄弟」等隨意的稱呼，這會讓別人覺得您非常不專業。應該用對方更容易接受的方式稱呼對方，如果不確定的話，可以中規中矩的用「XX教授」，「XX醫生」。避免使用「XX小姐」「XX太太」稱呼女性，因為有可能會引起性別歧視的懷疑。
保持專業，可以避免不必要的麻煩，而當相互熟了之後，對方會告訴您非正式的稱呼。
發送郵件之前，一定檢查拼寫，尤其是用手機上的聯想輸入法打字的時候，很有可能會出拼寫錯誤，鬧笑甚至引起誤解。
如果是非常重要的議題，可以考慮發送之前讀給同事朋友聽，爭取一下意見。就像Olivia Nuzzi說的那樣「跳舞吧，想像着身邊一個人都沒有。
認真撰寫郵件吧，想像着它有可能某天被公開大聲朗讀出來」。
2.簡潔禮貌
Be concise and courteous.
電子郵件不是學位論文，儘量不要發送花費超過1或2分鐘才能讀完的長郵件。
可能的話儘量選擇封閉式問題提問，以便對方可以用「是」或「否」簡單回答。研究表明，人們對簡短的郵件響應速度要快得多。如果要添加上下文，請連結到相關郵件或者乾脆發起會面。
除非必須，郵件儘量不要「抄送」他人，避免「答覆全部」。
換位思考，體諒他人收到成堆郵件時候的感受。
3.敏感話題線下交流
Take sensitive conversationsoffline
電子郵件通常是最方便的溝通方式，因此很多人默認選擇使用郵件交流。但是，如果某個議題需要雙方深入對話，仔細討論，或者包含潛在的敏感話題，還是選擇傳統的線下交流吧。
4.設立界限
Create boundaries
當進行一項需要完全專注力的工作的時候，可以關閉手機和電腦上的新郵件提醒。為周末和非工作時間設立個界限吧。我的同事為他的實驗團隊制定了收發郵件的規定，晚上和周末儘量不要發郵件，如果非工作時間寫的，可以使用「定時發送」功能。
不一定每個人都這樣，大家的工作方式各不相同，但了解同事朋友的習慣，設立一種健康的工作生活界限來收發郵件，可以使交流更順暢。
5.管理收件箱
Organize your email
可以用自動分類，或者過濾器功能，把非緊急的郵件自動保存到特定的收件夾，以減少郵件提醒的次數。
我的同事Jay和June就用過濾器把所有包含「列表服務」內容的郵件自動分類到「非緊急」的收件夾。 June還把學生們發來的郵件自動分類到「教學」收件夾中，以免錯過。
這種方法可以幫助您管理郵件，使它們各自歸位，突出最緊急重要的，放緩放緩非緊急重要的。
6.嘗試非郵件溝通
Try email alternatives
有時，電子郵件並不是交流的最佳方式。有可能就某個項目，實驗室成員會給您發來鋪天蓋地的郵件，而自己很難決定先回復誰，先解決哪個問題。這時候可以乾脆用其他通訊軟件或者電話，面談等方式更高效的解決問題。
儘管完全棄用電子郵件可能是不可能的，但其他的溝通方式完全可以考慮。
