電腦檔案文件或E-Mail，常因個人疏懶或管理不當，致使將來找資料時，往往要花費N倍的時間。《經理人月刊》建議平時若做好檔案命名、目錄分類…等基礎管理工作，日後需要調用時，搜尋起來自然迅速且有效率，以下是《經理人月刊》所整理的超好用5招數位資料整理術。
第1招：檔案命名要有一定規則
良好檔案的命名規則，是數位資料管理的第一步，因為這決定了資料要如何歸檔，以及搜尋的方便與否，其中關鍵就是檔案的命名要有固定的邏輯、規則，例如「對象＋產品事件＋資料型態＋時間」就是一種命名方式，依據這樣的規則，就可以把檔案命名為「日本_XX客戶__XX產品_宣傳照片_150603、基層幹部_教育訓練_授課簡報_150810」等類似的格式。
檔案命名主要是根據個人的習慣和工作內容來建立自己的命名邏輯。不過最好在一開始就能確立命名的邏輯和規則，同時將其列成表單，用過的命名關鍵字就放在表單里，讓自己可以隨時參考。這個基本動作如果先做好，之後無論要把資料存進去或找出來，都不容易亂掉。
第2招：先定樹狀架構，輔以網狀思維
一般來講，在進數位行資料管理時可以先用樹狀概念來建立自己的文件管理架構。例如在公司業務這個主資料夾下，可以分成人事部、行銷部、銷售部等子資料夾，這些子資料夾下面再細分出不同員工使用的資料夾。要注意同一層必須是同一個邏輯，不能在部門這一層突然出現一個企畫類的資料夾，否則就會亂掉。
各層的歸檔邏輯可以依個人的喜好、習慣來擬定，如果沒有特殊的考量，用工作來分是最簡單的分類原則，因為比較容易判斷和聯想。此外不要分太多層，一般來講4~5層、80~100個資料夾，對一般人來講已經綽綽有餘，把層次搞得太複雜反而難以管理。
有時候不同資料夾的內容，可能會有重疊的狀況，此時可以進一步利用「網狀思維」來因應。例如在「教育訓練」這一項裏頭原本就有一個「知識管理」資料夾，但是如果覺得「行銷」這一項也需要包括知識管理的資料，其實不需要再建一個一模一樣的資料夾，而是可以建立一個知識管理資料夾的捷徑放在裏頭，需要的時候就可以透過捷徑直接連結到過去。這可以很輕鬆地讓有關連的資料形成一個資料網，而不用大費周章。
第3招：網頁和電子郵件也要分層管理
樹狀分層管理資料的概念，也可以用在網頁和電子郵件的整理上。像網路瀏覽器的「我的最愛」，如果能夠透過「組織我的最愛」這項功能，設定不同的主題或工作項目，將網頁連結歸入各自的資料夾，檢索上就更加容易。
此外，電子郵件本身也可以分層管理，將信件依主題，收到不同的信件匣裏頭，比如像是「Business、Personal、Reference、 Others」等信件匣。此時我們可以利用「郵件規則」的設定功能，設定條件和對應動作，建立屬於自己的收發郵件規則，就可以自動把不同性質的信分到事先設定好的信件匣里，這樣可以很方便地對信件的處理做判斷，跟工作業務有關的信件匣有信進來就馬上打開來看、迅速回應，其他信件匣的信則可以等有空時再瀏覽，就不會浪費時間了。
第4招：通訊錄要建立完整資料和關鍵字
一般人常用Outlook來儲存個人通訊錄，但是如果只是單純記下姓名、電話和電子郵件信箱是不夠的，因為這樣只能靠姓名來查詢，無法發揮進一步的運用價值。所以在建立通訊錄資料時，除了姓名電話之外，最好能把公司、職稱、商務地址、住家地址、生日甚至暱稱等等都建進去，並且順便記下自己對對方的印象，以及相關的關鍵字(例如「收藏手錶」「住過上海」「會設計網站」等等)，沒有適當對應位置的就輸入在記事欄，如此的通訊錄資料才算完整。
在通訊錄輸入完整的資料並建立關鍵字，可以讓人脈發揮意想不到的效能。比如說，如果需要找一個住在高雄、懂得XX技術的人，只要在搜尋時鍵入關鍵字，就可以馬上確認有無這樣的人，並且可以一次就全部找出來，將可大大提升工作的效率。
第5招：硬碟是清理和備份的好工具
比起磁碟片、光碟片，硬碟的容量龐大，價格也頗為便宜，更適合做為清理電腦資料和進行備份存檔的主要工具。
一個100G的硬碟，要儲存7~8年的資料絕對沒問題。所以不妨準備一顆大容量的硬碟，每隔一年左右就把工作電腦里的所有資料整個複製到硬碟里並建個索引做備份。
再把工作電腦裏頭的資料重新整理，把已經不會用到的文件通通砍掉，就可以讓電腦馬上「瘦身」，大大提升電腦的使用效率。而且因為已經有了備份，所以也不用擔心砍錯，真的有需要再從硬碟找就可以了。
如果擔心萬一硬碟出了什麼問題，可以再準備第二顆硬碟做備份，放在另一個地方，這樣就等於把資料的儲存分成行動資料庫(目前需要使用的)、基地資料庫(負責備份工作資料)，以及備份資料庫(負責備份從以前到現在的所有資料)，這樣就萬無一失了。
