據統計，如今互聯網每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的。「在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間」，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息提供給需要的人。
寫E-mail就能看出其人為人處世的態度。你作為發信人寫每封E-mail的時候，要想到收信人會怎樣看這封E-mail，時刻站在對方立場考慮，將心比心。同時勿對別人之回答過度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。
關於主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容並判斷其重要性。
1、一定不要空白標題，這是最失禮的；
2、標題要簡短，不宜冗長，不要讓Outlook用「…」才能顯示完你的標題；
3、標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如「王先生收」；
4、一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理；
5、可適當用使用大寫字母或特殊字符(如「！」等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用「緊急」之類的字眼；
6、回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要「RERE」一大串。
關於稱呼與問候
1、恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如「x經理」；如果不清楚職務，則應按通常的「x先生」、「x小姐」稱呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個「Dear xxx」，顯得很熟絡。
2、E-mail開頭結尾最好要有問候語。
最簡單的開頭寫一個「HI」，中文的寫個「你好」；結尾常見的寫個BestRegards，中文的寫個「祝您順利」之類的也就可以了。
俗話說得好，「禮多人不怪」，禮貌一些，總是好的。即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
關於正文
1、E-mail正文要簡明扼要，行文通順。
E-mail正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。
2、注意E-mail的論述語氣。
根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，「請、謝謝」之類的語句要經常出現。
電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。「郵件門」就是深刻的教訓！
3、E-mail正文多用1234之類的列表，以清晰明確。
如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
4、一次郵件交待完整信息。
最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼「補充」或者「更正」之類的郵件，這會讓人很反感。
5、儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。
這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文E-mail，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文E-mail，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。
6、合理提示重要信息。
不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。
對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。
8、不要動不動使用「：)」之類的笑臉字符，在商務信函裏面這樣顯得比較輕佻。
Business E-mail不是你的情書，所以「：)」之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合。
關於附件
1、如果郵件帶有附件，應在正文裏面提示收件人查看附件；
2、附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；
3、正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時；
4、附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件；
5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用；
6、如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送。
