數位資料整理的4個基本原則
楊舜仁指出，無論是何種形式的數位資料，在整理和管理上都需要把握4個基本原則：
1.集中：
數位資料整理要有建立「中央資料庫」的概念，也就是把所有同性質的資料都放在同一個地方，例如文件存在同一個空間、通訊錄存在同一個空間、軟體存在同一個空間。如果其他地方有需要，例如PDA上面需要建通訊錄，只要再從通訊錄的中央資料庫複製就可以了。這樣搜尋簡單，要修改或備份也容易。
2.單一：
一份資料只要建一筆就夠了，不要有一堆不同的版本，這樣還要花很多時間去搞清楚哪個版本是最新的。除了做備份之外，也要避免把同一個檔案複製好幾份放在不同的地方，這樣萬一要修改這個檔案，就要把其他檔案也找出來修改，徒然浪費時間。
3.整合：
有些時候，資料的建檔也要考慮整合性。比如說像電話號碼如果只建8碼，這樣電話號碼資料如果移到手機上就沒辦法直接撥出。應該要在一開始輸入號碼時，就把前面的區碼也建進去，這樣要整合到其他介面使用時就很容易。
4.預防：
數位資料要特別注意安全問題，所以所有的重要資料都要定期做備份，例如放在公司伺服器的網路硬碟里，而且一個月review一次。此外，包括文件、多媒體檔案、電子郵件、備忘資料，甚至像我的最愛這些網頁資料，都要備份起來以防萬一，避免要重新找資料的困擾。
補充.1：提高工作效率的7大守則
在工作或生活中，對煩雜的事物，想要有所改變的時候，最重要的是「心態」，也就是要「下定決心」。不要認為這是義務或是感到焦慮，而是把它當做「自己想做，所以去做」的事，那麼便能開心地朝目標邁進。不要想得太嚴肅，找出嘗試新事物的樂趣，這樣應該就能有愉快的新發現。
在《史上最強整理術》一書中，設定了最實際的目標，介紹「七大守則」，讓讀者確定自己該進行的整理術。在每一個章節，講解一個方法，並且敘述執行架構或具體方法。一起來看看「七大守則」是什麼…
守則.1、掌握文件存放位置的習慣術：先不管好不好看，要能一拿就到手
守則.2、將新文件確實分類的習慣術：真正該優先的是效率，重要度低的工作優先處理
守則.3、每天進行管理與檢查的習慣術：「等有時間再來…」，就一輩子都做不完了
守則.4、適時丟棄不需要物品的習慣術：派不上用場的東西，最後就只是被遺忘而已
守則.5、整頓腦中資訊的習慣術：平時就整理重點、強化記憶，屆時才能活用資訊
守則.6、整理資訊來產生創意的習慣術：整理是為了提高產能，達成更具創造性的活動
守則.7、輕鬆整理電腦檔案的習慣術：把紙本文件的分類法，應用在電腦上、並進階整合
「七大守則」的用意，是不要被資訊的漩渦吞沒、不要被時間追着跑、不要過着消耗殆盡的生活，而是根據自己的管理機制，自主掌控一切資料與訊息。
補充.2：檔案管理實務3招改善搜尋亂象
一、檔案命名原則
*.善用字元排序命名：如數字、英文、中文、特殊字元…
*.善用英數字及區隔：如「a01_日期_地點_作者_標題」…
*.檔命不要有空格：空格會造成日後搜尋難度，建議可用「_」取代「空格」。
*.考慮擴充性及永久性：如「01、02、…」會比「1、2、…」更具可擴充性。
*.Office文件命名：檔名切勿過長、不要用預設名稱存檔(沒意義，且檔明皆同)，應改以「關鍵字」加上述原則命名，以免日後搜尋困擾。
*.相片與影片命名：可直接以拍攝地點、日期、活動、人物命名，如「20140928_花蓮_太魯閣_家庭聚餐…」
二、資料夾分類原則
1.以日期分類：如「201502_台中燈會、150721_高雄2日游、…」
2.以主題分類：如「相片、音樂、Office文件分類、…」
3.善用英數字及區隔：如「a1_周報、a2_月報、…」
三、檔案總管檢視技巧
1.目錄內之「多媒體類」檔案數量較大時，可切換為「縮圖」檢視，可預覽圖片或多媒體內容。
2.目錄內之「非多媒體類」檔案數量較大時，可切換為「清單」或「詳細資料」檢視，如此檔名排列較為整齊且容易檢視。
3.「詳細資料」檢視可依「名稱、大小、類型、修改日期、建立日期…」等切換不同類別排序檢視。
4.不隱藏副檔名設定：建議設定不要隱藏副檔名，比較容易判斷各類資料的屬性，設定方式：資料夾選項->隱藏已知檔案類型->取消勾選
5.「檔案搜尋」：開始(左下角)->開始搜尋欄位輸入關鍵字->搜尋、進階搜尋…
