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中國加入海牙公約,海外華人文檔認證有望簡化

隨着全球化的不斷推進,國際貿易的往來和人口全球流動呈現出日益增長的趨勢。在這樣的大背景下,海牙認證因應而生,其作為一種高效便捷的文書認證方式備受關注。

2023年3月8日,中國駐荷蘭大使提交了中國加入海牙公約的申請。

隨後,2023年11月7日,《海牙公約》在中國內地正式開始生效實施。

屆時,文件在海牙組織成員國的傳遞僅需辦理附加說明書即可,簡化了繁瑣的領事認證流程。

這一項措施極大地促進了國際商務和人員流動,大幅縮減了文書在跨境傳遞過程中的時間和費用。

今天彼得森律師行將為大家詳細介紹海牙認證的定義、適用範圍、認證步驟、費用、好處以及在中國內地如何辦理附加證明書。

什麼是海牙認證?

海牙認證(Apostille),也稱為海牙公證(The Hague certification)其中,」Apostille」起源於法語,即認證。但需要注意的是,與國內所指的「使領館認證」不同,這裏的海關認證是根據國際公證條約《1961年海牙公證證書條約》簽署的一種國際認證形式。

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海牙認證的全稱為《關於取消外國公文認證要求的公約》(海牙公約)認證,是指成員國政府機構對原始認證文件(通常由當地公證處或國際公證人頒發)進行二級認證,並加蓋印章或貼標籤的標準程序。這一流程俗稱海牙認證,又被稱之為加簽。此外,《關於取消外國公文認證要求的公約》是作為海牙國際私法會議框架下最廣泛適用、成員國數量最多的國際條約。

海牙認證的目的是簡化國際間使用公證或認證文件的流程,使其在簽署國之間得到承認,從而為跨國交流提供了更便捷的方式。這種認證方式適用於全球範圍內的大部分國家,尤其在國際貿易和人口流動中發揮着重要作用。

海牙認證的適用範圍

海牙認證的適用範圍取決於不同國家是否為《認證公共文書的公約》(海牙公約)的締約國(也稱成員國)。簡而言之,一個國家簽署了《海牙公約》,那麼該國則為《海牙公約》的締約國,也可以理解為海牙公約組織的成員。

在締約國之間,一旦原始發行國進行了海牙認證,公共文書即可在其他締約國內自動獲得法律效力,無需再次認證或在使領館辦理認證手續。而未簽署《認證公共文書的公約》的國家通常被歸類為非締約國,海牙認證在這些國家間並不適用。

在非締約國之間,公共文書需要依照各自國家的認證要求,在目標國家的大使館或者領事館進行認證,以確保文件的合法性和真實性。重要的是,各國是否簽署《認證公共文書的公約》的狀況可能隨時間發生變化,因此最新的締約國名單可能存在變動。

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最近這些年,海牙組織的成員日益增多,目前共有125個成員,約佔全世界國家和地區總數的五分之三,包括歐盟各國、美國、韓國、德國、俄羅斯、中國。

實際上,許多歐洲國家在早期已成為海牙組織的成員,這使得各國之間文件的交流和傳輸更加便捷。英國是很早就加入了海牙認證的國家,因而英國出具的文書送往海牙公約國使用,只需進行英國海牙認證。

正如彼得森律師行在前文所述,從2023年11月7日開始,中國正式成為海牙協約國的一員。而2024年1月11日,《公約》將對加拿大生效。

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此外,海牙認證的用途主要包括以下幾個方面:

1. 公共文件的認證:如出生證明、結婚證、法院判決、公證書等文件。

2. 其他文件證明及條款:如商標註冊證書、合同、營業執照、公司章程等。

3. 子女的撫養和監護權文件:在處理涉及跨國子女撫養和監護權事宜時,海牙認證的公共文件被視為有力證據。

4. 教育資歷文件:如高中、大學及以上學歷證書。

5. 職業證書:如職業資格證書等。

6. 其他類證書:如委託信等。

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海牙認證的用途廣泛覆蓋多個領域,其目的在於為國際法律、商業和教育等多方面的交流提供方便和可靠性。

海牙認證的認證步驟

從本質上來講,在全球範圍內,海牙認證的流程可以說是基本相同。其主要步驟通常涉及將事先準備好的認證材料進行公證,並隨後提交給相應國家或地區的主管機構進行海牙認證。值得強調的是,各國或地區的主管機關在海牙認證處理中的具體職責和程序可能存在差異,因此需要根據具體情況進行相應的遵循和配合。

彼得森律師行在此列舉六個國家/地區的負責辦理海牙認證的主管機構:

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認證步驟詳解1:中國香港

隨着人們生活水平的日益改善,國際社會的交往也變得越來越頻繁,跨國婚姻也變得相對普遍,由此而引發的涉及新生兒及教育方面的問題備受關注。

舉個例子,倘若父母雙方都為中國香港籍,或者一方為中國香港籍,另一方為英國籍,而孩子的出生地是在英國,該孩子的父母想要為孩子申請香港的居留許可及學籍登記手續時,這對父母必須為孩子準備其出生證明、英國文書,同時進行海牙認證,以保證文件有效且真實。但利好的是,認證不需要返回英國進行,只需要在中國香港遞交相應的材料即可。

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英國出生證辦理海牙認證或領館認證需遞交的材料有:

1. 孩子的出生證原件

2. 父母一方的護照掃描件

公證人在進一步核實後對出生證復件辦理公證認證的程序。進一步來看,英國出生證的海牙認證僅需兩個步驟:

1. 英國國際公證官公證英國出生證

2. 將經過公證的出生證提交至英國外交部

這種簡化的海牙認證流程不僅能夠高效縮短認證所需時間,同時也精簡了整個認證過程。目前,廣泛承認海牙公約的國家或地區眾多,使得海牙認證的實用性更為顯著,更能夠便利地促進各國間文件的正常交流。

認證步驟詳解2:美國 

接下來,彼得森律師行將帶大家看一個美國的海牙認證,如圖片所示:

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上面這一份為美國華盛頓州務卿的文件,而相應的公證員、初級律師或律師等官方人員都可以進行公證認證:

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待相應的文件認證結束後,美國華盛頓州務卿則會添加上她或者他的親筆簽章:

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海牙認證的真偽辯證

在全球範圍內,海牙認證是一項極為重要的文件認證。然而隨着假造文件的日益增加,如何識別海牙認證真偽成了關鍵問題。

下面,彼得森律師行將為大家介紹一些辨別海牙認證真偽的小技巧:

1. 通過際私法協會官方網站查詢

在國際私法協會官方網站官網(https://www.hcch.net/)中,輸入認證編號進行查詢。

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2. 檢查認證章及印章

海牙認證正常情況有一個正式的認證章和印章。這些章和印章應該具有清晰的圖案和文字,並且印刷質量高。

3. 通過第三方認證查詢平台查詢

第三方認證查詢平台可幫助您查詢海牙認證的真偽。這些平台通常整理並收集了海牙認證的相關信息,輸入相關產品信息即可查詢。

彼得森律師行在此提醒大家,如果需要檢驗中國簽發的附加證明書的真偽,可以訪問中國領事服務網(http://cs.mfa.gov.cn/)的「文書核查」這一欄目,對應輸入認證號及貼紙號進行核實。

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確認海牙認證的真偽對於維護企業和消費者權益相當重要,通過以上方式,您可進行查詢,只有正確的查詢加之詳盡的核實,才能確認您的資料的安全及可靠性。

海牙認證的優勢

海牙認證,可謂是涉外文書相互使用的新方式,以中國成為公約的成員國為例,海牙認證的幾大好處:快!省!便捷!

1. 簡化涉外文書的流轉程序

成員國間辦理文書流轉手續時間平均降低約90%,可從約20個工作日減至幾個工作日。

2. 認證費用大幅下降

每年,可以為國內外個人和企業省下超過3億元人民幣的辦證費用。

3. 創造更多的國貿機會

海牙認證為國際貿易及人員往來創造了便利。

4. 認證範圍廣

海牙認證適用於大部分國家,為文書在國際間的流通提供了便利。

在中國內地如何辦理附加證明書

其實,附件證明書的英文全稱是"Apostille",翻譯過來即為海牙認證。在中國境外,附加證明書通常被稱為海牙認證(Apostille)、海牙公約認證等等;而在中國內地官方的正式名稱是附加證明書。

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中共外交部分享的範例:China Apostille. Source: MOFA

那麼,在中國內地如何辦理附加證明書?

中國領事認證服務網公佈的簽發海牙認證(apostille)附加證明書的地方外事辦公室名單中共有31家可以辦理附加說明書,分別在長春、哈爾濱、寧波等設立了外事辦公室。

大致有兩大類文件可以辦理附件說明書,第一類為商業類涉外文件,如營業執照、公司章程等,第二類為民事個人文書,如無犯罪證明等。

以商業類涉外文件為例,商業類涉外文件辦理附加說明書的流程如下:

1. 依據貿促會的規定提供有關文件認證資料:如營業執照、委託信等

2. 把文件及相關資料遞交至貿促會商事認證(商業類涉外文件在做附加說明信前必須經過商事認證)

3. 遞交貿促會已認證的證明書至外交部或者外事辦進一步審核

4. 外交部或者外事辦審核通過後貼附加證明書標籤,認證完成。

責任編輯: zhongkang  來源:英倫大叔 轉載請註明作者、出處並保持完整。

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