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最讓人想翻白眼的5種email壞習慣

用email溝通時,我們往往為了講求效率,而忽略了該有的禮貌,惹怒了對方而不自知。事實上,人們真正在意的係你如何溝通,而唔係你講了咩。

即便係多受人喜愛或係有禮貌的人,在用email溝通時,也很可能不自覺地成了別人眼中的“白目人”。

確實,常常看到所謂的職場達人提醒,email溝通要簡短有效率,最重要的係要卻保事情完成。但係,在追求效率的同時,我們很可能因此惹怒別人而不自知。

1.毫不考慮地直接按下“全部回覆”

如果收件人不只有你一個人,那麼在回信之前,請仔細考慮清楚,有必要讓所有收件人都收到你回覆的內容嗎?如果你只係回講“謝謝”或“收到了”這種簡單的訊息,有必要讓所有人都知道嗎?

在你回信前,要先想清楚有哪些事情需要溝通?再分別針對你要溝通的內容,分別回覆給負責的人。事實上,這樣個別的回覆,訊息比較清楚,也比較能達到溝通的效果,又能減少對其他人的干擾。

2.回答太過簡短,顯得沒誠意

當對方認真地寫了一長串完整的訊息,而你的回覆卻只有簡短的兩三個字:“收到”或“知道了”,容易顯得過於草率,缺乏誠意。

例如,假使你在忙,沒辦法立即仔細看完信件內容。你可以再多寫一兩句,例如“等到晚一點有空,我會再仔細看”;或者,你可以謝謝對方,例如“謝謝你提供的資料”或“謝謝你的整理”等。

3.信件主旨特別加上“急件”兩個字

你得先確定,這信件係有多急迫,需要對方多快處理或回覆。如果真嘅事態緊急,不如直接打電話係最快、最直接的方法,而唔係用email的方式,期待對方馬上回覆。

就算真嘅很緊急,希望對方儘快回覆,那麼請直接寫在信件主旨內,例如“請在今天收工回覆”等,而唔係只在主旨前加上“緊急”這兩個字,收件人如果沒有打開信件內容,根本不知道到底係有多緊急。

4.寫信指責別人的唔係

Email溝通無法看到對方的表情或講嘢的聲音,因此如果用字不小心,很容易會讓對方誤會你的意思,因此要儘可能避免負面的字眼和指責的語氣。

如果你需要提出糾正或係建設性的批評,調整一下自己的用字,用比較正面的講法提出你的意見。例如,假設對方的工作方式有些唔妥或係出了差錯,你可以講“之後如果碰到類似的情況,你可以⋯⋯”,而唔係直接跟對方講“你不應該⋯⋯”。

5.像機械人一樣冷冰冰

我們常常為了追求效率,而忘了人際關係之間該有的禮貌與溫度。Email溝通也係如此,正如同前文提及,由於缺乏面對面溝通,email的文字稍有不慎便會引起誤會。

因此在追求效率、不浪費時間的同時,也唔好讓對方覺得你的信件內容像係機械人一樣冷冰冰。就如同和朋友見面討論事情,總係會先打招呼,然後再切入正題。Email溝通也係如此,當然,你不需要講太多廢話浪費時間,但係在進入正事討論之前,可以先有簡短的招呼語。

阿波羅網責任編輯:宋雲 來源:天下雜誌 轉載請註明作者、出處並保持完整。

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