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工作10年 我整理了這7個時間管理法

“每天都活得像打仗,給我三頭六臂都做不完!”這是我剛開始踏入社會,進入四大會計師事務所之一的安永的時候,每天一睜眼就有的念頭。

每天,我的桌面上永遠攤開橫七豎八的報告,電話那頭始終有好幾個經理在叨逼叨催促,一堆客戶發郵件問着在我眼裡是無厘頭的問題。這些都算了,每天總有些不知道從哪個角落冒出來的人,突然把一堆資料啪的一聲扔在我桌上,不由分說地吩咐:幫我複印!

不過我也感激這第一份工作,10噸重的雜事360度無死角蹂躪我。讓我不用上什麼時間管理課程,不用下載什麼時間管理App,多任務多線程工作無師自通,無論deadline多麼緊迫,我都能在那一個時點之前神奇地變一份報告出來。

很多已經成了“中產”的朋友常常跟我抱怨,時間都去哪兒了?每天好像剛打開電腦,下班時間就到了。忙乎了一天,成果都被偷走了。我不由得用心梳理了一下這十年來的工作方法。聽說大名鼎鼎的有錢人巴菲特也是這麼乾的。

睡前列工作清單,然後砍掉它

巴菲特有一次跟自己的飛行教練Flint說,你要取得成功,先列25個職業目標,然後圈出5個重點的。Flint以為老爺子就是讓他先做這5個,後做那20個。沒想到有錢人就是不按常理出牌啊,巴菲特最後說的是:你要努力做那5個選中的目標,另外20個要努力避免。巴菲特的理念,就是精簡你的清單,讓精力更專註。

不列工作清單的人是怎樣呢?永遠想不起下一秒該幹嘛,回到公司就是洗杯子、刷微博、嘮嗑嘮嗑,然後就等着吃午飯了。列一個超級長工作清單的人是怎樣的呢?每天都很焦慮,清單永遠做不完。這事做一下,沒結果,那個事做一下,也沒結果。最後變得垂頭喪氣。

所以,最基礎的時間管理就是列清單,而高級的時間管理就是“列清單,然後砍掉它”。它讓你看清楚自己要做什麼,也讓你看清楚自己關鍵做什麼。

80%的時間用來做20%最重要的事情

巴菲特買股票堅守的是“二八定律”:用80%的資金買20%最好的。他1300億美元的規模,就只買了49隻股票。想想我們這些13000塊都要買49隻股票的人,真的好像在菜市場買菜。

二八定律意味着,一個人必須把最黃金的時段,投放在最重要的事情上。碎片的20%時間,用來處理邊角小事。而事實上,很多人最喜歡的每日開始,是東摸摸、西摸摸,先把容易的事情小事情搞定,然後苦大仇深咬着牙開始做重要的事情。

不妨從明天開始反過來試試,一大早就把憋不出的報告、搜不到的數據、想不到的選題、看不透的戰略統統都先搞定了。然後你突然覺得,哇塞自己好偉大啊,這麼難的事情都搞定了。接下來,那些回郵件啊,打電話啊,寄東西啊,打印複印的小事,簡直就是輕鬆得可以哼着小曲,吹着口哨。一整天也感覺雞血滿滿,成就感爆棚。

知名博主於小戈曾經說過,人生事件的出場順序,決定了你的成就高度。而我覺得,每天完成重要事情的時間順序,也很大意義上決定了你的工作成就。

大塊黃金時段內,關掉所有聊天工具

聊天工具就是砍斷人思路的大惡魔。每次打開幾個聊天工具,一天的時間都會被各種嘰里呱啦的群、各種臨時需求、各種“在嗎?”給大卸八塊。

關掉聊天軟件,還能讓右下角再不彈出彈窗。有時候,一個新聞足以讓你跑題,一個淘寶推薦足以讓你丟魂一小時。有專家統計過,被岔開的思路,平均都需要用7分鐘來找回,你說這裡該偷走了我們多少時間?

然而,為什麼我們常常還是不由自主打開聊天工具呢?其實說到底,人性內心就是想偷懶,希望通過聊天輕鬆一下,拒絕面對那些又硬又難的事情。那怎麼辦?

在這裡我分享一下自己的方法:給自己立一個規矩,番茄工作法:工作25分鐘,休息聊天5分鐘。每天在完成了所有核心工作後,撥付出30分鐘的時間純粹解決線上提問和溝通問題。在純工作的時間段內完全關掉所有IM工具,這比一邊幹活兒一邊聊天高效起碼10倍。

能搜索解決的事情千萬別去問人

人的天性,就是希望飯來張口、衣來伸手,連困難來了都巴望旁邊有一台答案播放機照着做就行。我開始做公眾號的時候,是一個Photoshop小白,凡事ps不出來就依賴諮詢設計師。求人嘛,也不能直奔主題啊,通常都要寒暄一下,聊聊八卦。一不小心就聊跑題了。一來一回,耽誤個半小時很正常。

而且,如果對方沒空不秒回,那就更慘!思路就打斷,事情就繼續不下去了。這時候,我們常常就開始堂而皇之逛淘寶,刷微博,美其名曰:等答覆。這一等,半個小時又過去了。

後來我發現,但凡遇到不懂的事情,只要自己到百度、谷歌等搜索引擎搜索一下,很多操作都可以秒懂搞定。跟着一步步去做雖然探索的時間長一些,但是比起一邊溝通一邊學習甚至還要更快捷。所謂的捷徑,有時候反而是拖累你的重負。

沒有議程的會議不要開

我之前開會的時候,特喜歡叫來全部人,打着“頭腦風暴”的名義,買來一堆零食,討論半小時,吃上半小時。到最後,只得到一個結論:這些零食太好吃了。這哪裡能叫開會,這隻能叫美食節。

所有有用的會,都是首先有議程,其次有發言準備,再次有記錄員。全程的討論有重點,有時間控制,每人有發言義務,到最後所有的結論都有後續行動建議。這才叫有效率的會議,否則就是謀殺他人的時間。

從我做了事務所的審計領隊開始,每一次開會,我必然會要求一個同事把後續跟進工作安排發出郵件,抄送全體會議成員。所有人都能從這一封郵件裏面找到自己行動的線索,也不再有任何“你沒說過這事兒!”的口舌之爭,絕對是自我和他人時間管理的利器。開這樣有準備、有討論、有重點、有結果的會議,才是真正的“開會”。

能分給別人干,千萬別自己包攬

要說到我自己,為什麼能處理那麼多事還能超長待機,遠勝金霸王電池呢?最核心的理念,就是授權。放心授權,用人不疑。授權之前,用更多的時間去思考授權的恰當性;授權之後,用更多的時間去複核授權的結果,而不是花時間去干涉授出去的權,甚至把已經授權的事情自己重做一遍。

比如,帶孩子的事情,我用大量時間試用和考察保姆,一旦通過之後就把工作列成標準事項安排給她做;比如,零碎和有規律的事情,我都交給助理,花時間建立的僅僅是評價她工作的績效機制。凡事親力親為,必然累死自己,甚至還帶不出好兵。

藉助語音工具,記錄有用的閃念

作家路遙曾經說:美的一切總在瞬間。是的,美好的東西都在腦子裡一閃而過,那可能是一段美文,一句雞湯,一點領悟,一些總結。過幾分鐘,就記不起來了。工作的節奏本來是連續的,被打斷了之後要撿起來也相當困難。過幾分鐘,也記不起來了。

現在我所知道堅果手機的系統已經有專門記錄“閃念”的功能,而其他系統的手機語音記錄的App也非常多。我會藉助它們,隨時隨地記下每一秒的思考,那麼,我蹲廁所的時光也不會被浪費了。

而事後,我只需要把這些零碎思考的點串成線,然後把線梳理成文,那麼我就成功地把碎片時間的思考,凝聚成短時間內可以完成的文案。零碎的時間很多人都忽視了,甚至隨便用來刷刷手機看看漫畫就過去了。這就是所謂的聚沙成塔,滴水成河。懂得時間管理的人,都不樂意放過任何邊角料和小碎屑。

根據百度百科資料,假如一個人的壽命為60歲,他總共有21900天。一生時間的用途分別為:睡眠20年(7300天),吃飯6年(2190天),穿衣和梳洗5年(1825天),上下班和旅行5年(1825天),娛樂8年(2920天),生病3年(1095天),等待3年(1095天),打電話1年(365天),照鏡子70天,揩鼻涕10天。最後只剩下8年285天用來做事情。

你看,能奮鬥的時間是不是很短?不會用時間是不是很可怕?我們的時間,就是一種個人投資,投在哪裡都隨你。投得好,可能可以像巴菲特那樣變成有錢人;投得不好,可能就是無所事事,一世無成。時間它永遠都在。就看你怎樣珍惜它。

阿波羅網責任編輯:宋雲 來源:儒思hr人力資源網 轉載請註明作者、出處並保持完整。

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