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你與精英人士的距離 還差這5個工作習慣

很多人會把工作中的成長和發展,歸結於能力。

其實,對於很多人來講,能力都係差不多的,並沒有本質的差別。真正決定兩個人之間差距的,很多時候,係工作習慣。

為咩別人總係做得比我快?為咩別人一年就能升職?為咩優秀員工的稱號總係落不到自己身上?

很多時候,你跟他們的差異,也許並不在於能力,而在於細節。

下面係啲簡單但係切實有效的細節,希望對你有用。

做工作日誌

每次招新人進來,我都會要求他,每天收工後寫一份工作日誌,第二天發給我。

做這樣的要求,唔係為了檢查他們的工作,而係為了培養起這個習慣。這份工作日誌也唔係給我看的,而係給他們自己看的。

為咩要這樣做呢?

無論多忙,每一天收工之後,都要抽出時間問問自己:我這一天獲得了咩?如果每天都在重複前一天的事情,沒有任何變化,那你這一天就係浪費掉了,因為沒有獲得任何成長。

長此以往,半年,一年,三年,你的能力不會有任何提升,只會一直停留在初級職位上,做着最基礎的工作。

一個優秀的人,必然係追求不斷成長的。前一天的工作中犯了咩錯誤,如何改正?有哪些不夠完善的操作,如何優化?學到了咩技能,如何用在新的工作裏面?只有不斷地逼迫自己去思考這些問題,一步步完善和優化,才能獲得長久而堅實的進步。

咩係工作經驗?這就係工作經驗。工作經驗唔係指你做一件事情做了多久,而係指,你用了多久的時間,去思考、優化、改善它。

工作日誌,就係將這個過程書面化下來的最好方法。

記在工作日誌上的東西,可大可小。大到一門新技能的習得,小到一個Excel函數、一個表格配色、打電話的常用話術,都可以。

只有將這些細節記錄下來,不斷翻閱、消化,逼使自己在工作中去應用這些方法和技巧,它們才會真正成為你的技能。

即時記錄

很多人都會研究時間管理,也知道做好 To do List的重要性,但仍然難以養成的一個習慣,就係“即時”。

要知道,To do List也好,工作筆記也罷,最關鍵的一點,就係要即時。人的短時記憶係非常短暫的,儲存資訊的時間最多只有幾分鐘。如果一件事情你沒有立刻將它記下來,只會有兩種結果:一係忘掉;二係它一直留在你的腦海里,干擾你的工作和思維,使你不勝其煩。

解決這個問題的方法,就係建立咁一種本能反應:

無論任何時候,聽到任何重要資訊、被分配到任何事務,第一直覺唔係去執行,也唔係去思考,而係記錄下來。

記下來之後,你再去考慮,(投黑馬www.touheima.com專註於文創領域的眾籌平台)咩時候去做這件事,怎麼做。

如果你沒有完全數位化的工作習慣,我建議你隨身帶着紙筆。用A6的口袋本,聽到任何需要去做的事情,第一時間快速記下要點。等不忙的時候,再拿出來,好整以暇地補充、完善、思考。

甚至,你可以發展出自己的一套速記法,用記號表達特定含義。比如,用嘆號表示優先順序,用DL表示截止時間,用箭頭表示對接人,等等。

這一塊就不展開了,你可以根據自己的習慣去設計。

管理時間開銷

我們往往容易高估一點,就係對自己的自律能力。

很多時候,你係咪會感到詫異:明明一成日都在幹活,為咩仍然沒咩進展?明明沒幹咩,為咩總覺得很快就天黑了?

其實,如果你嚴格記錄自己的時間開銷,你會驚訝地發現,你浪費時間的情況,遠遠比自己想像的嚴重得多。

很有可能,你以為自己辛辛苦苦寫了三個小時的稿子,但實際上,你係發了20分鐘的呆,上網找資料時逛了半小時,構思文章時思維發散又走神了半小時……諸如此類。

真正用在正事上的時間,也許連一半都不到。

怎麼發現這一點呢?也很簡單。當你從工作狀態切換出去的時候,瞥一眼系統時間;當你重新進入工作的時候,再瞥一眼時間。將這兩個時間點記下來。

一天結束後,你會記下非常多的時間點。將它們兩個兩個連接起來,加起來的總和,就係你浪費的時間。

通過這個方法,每一天重複、檢查、對比,你可以知道,自己的控制能力有多薄弱。從而更加有意識地、主動地管理自己的注意力。

下一次,當你在網上閑逛的時候,也許你會怵然一驚,告訴自己:我正在浪費時間,趕緊返嚟干正事。

你會有意識地控制自己休閑和放鬆的時間。比如,對自己講:只能刷5分鐘的朋友圈,時間到了就要把手機放下。

進一步,你會發現,自己做某些工作的時間遠遠超出預計,為咩?係能力不足,經驗不足,還係被哪些不好的習慣影響了?如何在質量不變的情況下縮短時間?

這個時候,你才有可能實現真正的高效。

整理文檔

我們在日常工作中,不可避免地會產生大量文檔:報告,方案,報表,資料……這些文檔,如果係雜亂無章地堆放在一起,要查點咩東西時,就會非常麻煩。

很多時候,明明記得下載了的資料,卻忘了放在哪裡;發給好幾個人的檔案,幾經修改,不知道邊個的才係最終版;想查點自己以前做過的東西,卻哪裡都搵唔到……

這些問題的癥結,都在於沒有遵循良好的文檔撰寫和整理規範。

這一點,很多大公司都有明確規定,但很多小團隊往往意識不到其重要性。

然而,小團隊固然小,文檔和資料的量卻未必少。處理不當,同樣會造成大量的時間浪費。

具體來講,有咁幾個原則:

1)文檔的首頁,要有版本記錄。

任何正式文檔,封面和正文之間,需要留出一頁,記錄該文檔的版本歷史。無論邊個對其作出任何修改,都要在呢度登記:修改人,修改時間,版本號。

如:Alan,2016-10-12,v21.0

2)文檔的命名,要確立明確的格式。

這一點可以由團隊自己確立,但需要保證所有人都按這個規範執行。

可以參考這樣的方式:修改時間-項目名-文檔名/編號-修改人-版本號

這種情況下,當文檔的量極其龐大時,就不必開啟來一個個查看了。

3)文檔的存放,要建立良好的習慣。

很多人喜歡把文檔全部放在案頭,等實在多到放不下了才去整理。這種習慣好不好呢?其實沒關係。但關鍵係要統一。

如果你存放文檔的位置不統一,有時在檔案夾裏面,有時在案頭,那就非常混亂,查找的時候往往要花大量時間。一旦統一起來,即使全部放在案頭,也沒事,因為只需要在案頭找就可以了——就係比較難看。

我採取的方式係這樣:

在堅果雲下,按照不同項目建立檔案夾;

每一個項目檔案夾裏面,又分為管理檔案和執行檔案;

執行檔案再進一步按照階段1、階段2、階段3劃分;

每一個階段點進去,又按照會議記錄、周報、資料等類型劃分;

任何時候,都不會把文檔丟到案頭上,而係多點幾下滑鼠,為其揾到準確的位置。

多花這幾秒鐘,很多時候,也許就能節省幾小時的時間耗費。

做Checklist

在工作中,犯錯並不可怕,可怕的係一直犯同樣的錯誤,反覆多次仍然會在同一個地方出錯。

這個問題最好的解決方式,就係做好 Checklist。

在筆記軟體裏面,為每一項任務寫好 Checklist,執行時,把它調出來,一項一項對照,看自己有沒有任何一項疏漏了。

這個 Checklist可以常常優化。自己犯過的錯誤,上級的指示,或者從各種渠道獲得的資訊,都可以寫上去。

比如,跟供應商對接時,物料的尺寸、要求、細節,需要滿足幾道工序,驗收的規格和方式係咩,現場需要具備咩條件,需要哪些人的簽名,諸如此類。

這就係一個Checklist。

這些都需要按照Checklist一條條予以確認。尤其係沒有明文規定但係會對結果產生影響的因素,都要寫在Checklist裏面,跟對方確認。

理論上來講,只要Checklist做得足夠嚴密,執行時嚴格確認每一條,任務的完成就不會出問題。

如果能將這些Checklist內化,無需對照也能逐條執行,乃至能用來指導新人、或係發現工作中不合理的地方,那可以講,你在這些領域,就已經具備了專業水平。

阿波羅網責任編輯:宋雲 來源:L先生講 轉載請註明作者、出處並保持完整。

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