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聰明的人懂得怎麼拒絕!華頓商學院教授的「八不說法」教你轉個彎說不

(以下內容以原作者為第一人稱編譯)

從我有記憶以來,我就非常不懂得拒絕別人。如果能使他人受惠比我自己還多,我就會想幫對方這個忙。對家庭和事業的責任越來越大以後,我知道自己必須推託掉更多的請求,但我總是很難做到。2013年,《紐約時代雜誌》用封面報導了我的書《Give and Take》,而這本書描寫的就是:總是在幫助別人的“給予者”,往往比那些只在乎自身利益的“索取者”更成功。許多的讀者因此察覺到:我的字典里似乎沒有“不”這個字──於是,我就被數以千計請求我幫忙的電子郵件給淹沒了。我開始醒悟:“取悅別人”和“幫助別人”完全是兩碼子事。

做一個“給予者”並不是在任何時間答應所有的人、所有的請求;而是在適當的時間點,接受適當的人、接受適當的請求。(所謂適當的時間點,指的是:此時幫這個忙不會壓縮到你原本的計劃和目標;適當的人,指的是:同是樂於分享的“給予者”或是願意付出相對的代價的“互利者”,總之絕不是只在乎自己利益的“索取者”;接受適當的請求,指的是:你擁有獨特的資源或能力可以解決這件事情。)若不符合以上條件,成功的“給予者”會遵循 Buffett的話,婉拒對方,只為一個原因:讓你在遇到更重要、更關鍵的事件時,能夠無後顧之憂的一口答應。

但在一般時候,該如何拒絕別人,同時不讓人覺得自己是過河拆橋、又不危害聲譽呢?既然不可能答應每個人的請求,我整理出八個“說不”的方法,各有各的優缺點,事後證明在不同情形下,用下列方式婉拒他人是較適當的。

1.拖延戰術:“我現在有點忙不過來,不過之後或許有空。”

我的第一種回答是坦白地說明,我現階段因為剛出書要到各地巡迴,真的沒有空幫忙,希望幾個月後我能有辦法騰出時間來幫你。這樣的答覆能過濾出,誰才是真的很在意可否連繫上你,我會優先回覆那些熱情且堅定的人,同時不經意地懲罰了那些想“搭便車”、坐享其成的人。

美國新聞業者 Joel Stein感嘆:

“現在的人總是只幫到那些‘咄咄逼人’的人,而忽略了那些尊重你的時間、深怕會打擾到你的生活的人。”

2.提供對方別的方法:“我無法勝任你的請求,但你可以試試這個。”

許多請求遠超過我專業能力所及,答應了也只是幫倒忙。(聰明人一點就通:別請一個心理學家幫你處理公司融資問題,或是醫療事故訴訟吧!)當人們希望我能給他們一些事業上的忠告時,即便我再怎麼感同身受,我終究是沒受過專業訓練的職場顧問啊!在極少數的情況下,我會給予關於職業生涯的建議,這僅限於我在課堂中仔細觀察過的學生,並且在辦公時間有與他多次的深入對談以後。

總是不希望對方失望地空手而回,我在回覆時會說:“我不願意隨便給人建議,特別是我對你不熟悉的時候。但有些資源對你應該會有幫助:與職業選擇相關的書籍《The Startup of You》、《Finding Your Element》、《So Good They Can’t Ignore You》,可以幫助你明白自己價值的《Decision Pulse》,幫助你瞭解自己實力的《Reflected Best Self》和《StrengthsFinder》,還有找出你職業興趣的《Self-Directed Search》。這些轉介讓我不像是冷血地直接拒絕別人,卻又同時保有了我自己的時間。

3.引薦更適合的人:“這不是我所擅長的領域,但我知道有個人或許可以幫你。”

當我不是那最恰當的人選,有時候我會有更好的人選可以推薦給對方,為了讓請託者更加信任,我會協助他們連繫。這個方法不僅大大地節省了自己的時間,也總是達到最好的結果。有些人因此找到工作,甚至還有人因為我的介紹,兩人就這樣結婚了!就如我幾個月前寫到:“介紹”就像是我們喜愛收到的禮物,但我們總是忘了也將好的人事物“介紹”給別人。

儘管“介紹”有那麼多好處,但也有可能是對那些“被介紹的人”施加了負擔!以前我並不吝於去請求有閑暇時間的“給予者”和曾經受過我幫忙的“互利者”。但我擔心我將變成 Ken Chester所稱的“羅賓漢給予者”( Robin Hood giver)──“熱心”的總是介紹別人,去幫另一方的人,而不是“真正的給予者”。我趕緊去詢問我的同僚,對於我這樣子把他們介紹給別人,他們是否感到不方便,或是心裏不舒服,必須避免製造出為難他人的事情,畢竟我的出發點並不是要用超量的請求,去處罰那些慷慨的給予者。(至少有三次,我試着介紹雙方本來就相識的人。)

4.成為橋樑:“你們兩位正在為相同的事情努力。”

無可避免的,有時候再努力勤奮還是會失敗,有時候經過介紹還是沒有結果;除了麻煩別人去幫忙,我開始嘗試另一個方法:為能夠互利的雙方牽線。當我得知一個有抱負的編劇,希望能有電影業者閱讀他的劇本,我想起了先前注意到的一個想找方法幫助他人的消沉喜劇作家。比起向這兩個人介紹我的其他朋友,我直接讓他們兩位碰面。而當一些廠商在設計應用軟體時,我會讓他們互相聯絡,這樣一來可以相互支持彼此努力的成果。

5.學會分流:“去會見我的同事,他有時間和你談。”

很不幸的是,這種好事並不會天天發生,我仍然有着接不完的電話。我僱用了一位應用心理學專家 Reb和我合作處理各種企劃。當有請託和他的專業相關,他會給予第一線的回覆,並向我回報,然後我們再評估是否有特別的辦法可以幫助對方。這種能力很強的人,很少同時負有愛心,而 Reb就是少數之一,這樣的他,真的讓所有事情處理得更加有效率。

6.同樣的問題一起解決:“其他人也遇到了這個問題,一起討論吧。”

在一次和我以前的學生談話中,讓我想出了另一個回答他人請求的方法。

Ryan是一個轉戰去做生意的退伍軍人,他說為了走這條路,要設定自己每個月打超過100通以上的電話給老兵同胞,我真是嚇呆了,他電話這樣一通一通的打,而要傳達的事卻是大同小異,這個方法也太沒有效率,所以我建議他邀請同胞們到 Google Hangouts(即時通訊系統)。我照着自己的方法這樣做,發現這能幫助人們建立起志同道合的社群。但這也最難估計我幫上了對方多少的忙。

7.苦肉計:“如果我答應幫你,我可能會讓別人失望。”

儘管我試着用其他方法幫助他人,但其實每種方法都代表着要婉拒對方最初的請求,而這對我來說並不容易。美國作家 Anne Lamott曾寫說:“‘不要’是完整的一句話,但不是很好的一句話。”研究顯示:“說不”會讓我們顯得冷漠又自私,又因性別刻板印象,女性受到的形象損害更多於男性。正如曾任 Google副總裁、現任 Facebook營運長的 Sheryl Sandberg在她的書《挺身而進》中談到的:

“當一個女人拒絕幫助同事,她就不再討人喜歡,就將會有不利於她的評語出現;但如果換做是男人拒絕幫忙別人呢?他不會受到任何懲罰。”

好消息來了,有個友善的方法可以規避這種被人討厭的風險,也就是苦肉計──搬出你對別人做過的承諾,來婉拒對方的請求。根據 Hannah Riley Bowels和 Linda Babcock的調查顯示:不使用傳統方式拒絕別人,而打出悲情牌時,更能被對方接受,讓對方留下我們還是很願意幫忙的印象。下列是我曾經用過的答覆:

當對方希望我能給予指導:“專業上,學生總是排在我的第一順位;然而,我每年都會收超過300位的學生,我真的沒有餘力再指導你了。”

當對方邀請我去演講:“每周都有超過幾十個演講的要約,我的妻子和我訂定了演講的最多次數,而我的額度已經用完了。”

希望我能介紹某人給對方:“如果我一直請他幫忙的話,我將變成一個自私的‘索取者’。”或是:“我跟那個人沒有熟到可以請他來幫忙。”

8.學習的機會

其中有一個我的讀者,就是不願意接受別人的答案,我已經用了拖延戰術、轉介、苦肉計……,他還是一再的回來。如果他採用了 Mattan Griffel的文章:《讓大忙人先處理你的 email》中的建議,或是讀了我的文章:《六個方法讓我馬上回信》的話,我理應要用更不同的方法回覆他;但我選擇坦承地面對他:“我很抱歉讓你失望,我今年的其中一項目標就是要讓自己“說不”的功力進步,但你真的是一個堅毅的讀者。我認為……”

於是,他達到目的繼續往前走了;而我……還在練習如何“說不”。

阿波羅網責任編輯:宋雲 來源:buzzorange 轉載請註明作者、出處並保持完整。

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